מקומות לאירועים
בחירת גן אירועים או אולםנכתב ע"י בתאריך 05/12/2011

בחירת גן אירועים או אולם

 

מזל טוב, אתם מתכננים את האירוע שלכם. לא משנה אם זו  חתונה, ברית/ה או בר/בת מצווה, בחירת המקום שבו יערך האירוע היא אחת מההחלטות החשובות שאתם צריכים לקבל.  אבל אל דאגה, זו לא חייבת להיות החלטה כל כך קשה, אם עושים את זה נכון.

טיפים לבחירת מקום האירוע :

1.      מתי לבוא ? חשוב לתאם מראש ולוודא שיש אירוע בערב בו אתם מגיעים, על מנת לראות איך המקום מתפקד בזמן האירוע. הזמן המומלץ להגיע הוא בשעות הערב המוקדמות, לאחר שסיימו כבר לערוך את כל השולחנות ולפני שהתחיל האירוע. הגעה בזמן מוקדם יותר יכולה להשאיר בעינכם רושם פחות טוב של המקום.

2.      התאמת המקום - ישנם מספר פרמטרים לפיהם ניתן להתאים את מיקום האירוע וכך לחסוך זמן מיותר בהגעה לאולמות שלא רלוונטיים עבורכם.

·         מספר האורחים הצפוי. חשוב לדעת עד כמה אורחים האולם יכול לאכלס, בדרך כלל בגני אירועים ניתן לאכלס מספר גדול יותר של אורחים מאשר באולמות אירועים . כשמגיעם לאולם לבדיקה, חשוב להגיע לאירוע בו יש מספר מוזמנים קרוב לזה שלכם, כך ניתן לראות אם האולם צפוף מידי או לחילופין נראה ריק מידי כשיש מעט מוזמנים.

·         עונת השנה. ברוב גני האירועים היום ניתן לעשות אירוע גם בחורף, וזאת נעשה על ידי אוהל שמכסה את הגן. ברם זה מאבד מעט מן הטעם בלערוך את האירוע בגן אירועים, כשאפשר לערוך אותו כבר באולם.

·         מיקום גיאוגרפי. קביעת המיקום נעשית כמובן לפי מקום מגוריכם אך בנוסף גם לפי מקום מגוריהם של האורחים. לדוגמא אם אתם גרים במרכז אך יש לכם משפחה גדולה שגרה בצפון, ניתן לערוך את האירוע באיזור השרון, שקרוב אליכם, וגם נוח לאורחים שמגיעים מרחוק. במקרים כאלו יש גם את האפשרות לערוך את האירוע בבית מלון. ואז במידה והאירוע הוא ביום חמישי, האורחים יכולים להזמין מראש חדר לסופ"ש ולהישאר במרכז לאחר האירוע. ישנם מספר מלונות בתל אביב אשר מציעים פתרון זה.

 

3.      כמה מקומות מומלץ לראות לפני שמקבלים החלטה ? סביר לראות 4-5 מקומות לפני שמחליטים. יותר מזה רק יסבך אתכם יותר ולא תדעו מה להחליט, פחות מזה יש סיכון שגם אם תחליטו, תמיד תהיה לכם את ההתלבטות שאם הייתם מחפשים יותר הייתם מוצאים מקום יותר טוב. במקרה הזה מאוד מומלץ לקבל רשמים והמלצות על מקומות מחברים ובני משפחה.

4.      דברים שחשוב לבדוק עם האולם מראש :

-          בראש ובראשונה חשוב לבקש מהאולם רישיון עסק. הרבה אולמות שאין להם רישיון, ינסו לתת לכם תשובות כמו "שאין להם רישיון אבל יש להם ביטוח ולכן הכל מכוסה", ועוד תשובות מגוונות. אל תקנו את זה, אולם ללא רישיון עסק אין לו אישור מהמשטרה על בטיחות המבנה, אין לו אישור ממכבי אש וכנ"ל גם ממחלקת הבריאות והמחלקה הווטרינרית על טיב האוכל שיוגש באירוע שלכם. בנוסף, באולם שיש לו רישיון עסק, חייב להיות לו גם ביטוח צד ג' מסודר. מי שבכל זאת מחליט ללכת על אולם ללא רישיון צריך להביא בחשבון כי הוא עלול למצוא את עצמו ביום האירוע ללא אולם.

-          נגישות וחנייה. הרבה אולמות היום נמצאים במקומות שקשה מאוד להגיע ולמצוא אותם, או במקומות שישנם הרבה פקקים בדרך אליהם בשעות הערב, דבר כזה יכול להיות מאוד לא נעים כיוון שלא יהיה ניתן להתחיל את האירוע כי רבים מהאורחים עדיין לא הצליחו להגיע לאולם.

-          גנרטור. זה אולי נשמע לכם כמו זוטות, אך במידה ויש הפסקת חשמל (וקרו דברים מעולם) חשוב שיהיה גיבוי על מנת לא לעצור את האירוע.

-          שירותים הניתנים כחלק מהתשלום לאולם. בדקו כמה מלצרים יעמדו לרשותכם ביחס לכמות האורחים שלכם. כמה ברמנים, כמה אחראי ניקיון. בכל כמה זמן מגיעים לנקות את השירותים באולם. אלו פרטים שחשוב מאוד לברר קודם על מנת למנוע אי נעימויות במהלך האירוע.

 

אבל הכי חשוב, זה ליהנות, סה"כ מטרתו של האירוע היא לחגוג, ואסור שכל התכנונים ימנעו מכם לחגוג וליהנות באירוע שלכם. תכננו לעצמכם מראש כבר לפני האירוע חופשה נעימה במלון בצפון ומיד בתום הארגונים סעו לנפוש ולנקות את הראש. ושיהיה במזל !

 

אולי יעניין אותך גם: